拿到询盘的激动，分析询盘的仔细，回复询盘时候就显得异常紧张了，因为之前你所有的努力就靠这一步来传递了，在上一篇《为什么你的客户不回复？这里有最详细的外贸回盘技巧》中，我们将客户划分为abcd四类进行剖析，并针对每一类客户提供了不同的回复技巧，今天小编来为大家做一些细节的补充，外贸业务员到底该如何回复询盘呢？

首先，在回复询盘时候需要关注以下几点：

1. 查看是否明确买家目的

2. 检查邮件语言啰嗦

3. 查看回复内容结构是否完整

4. 价格和产品是否已经考虑同行竞争

5. 你是否主动推进，并留给买家再次回复形成互动的空间

6. 你的产品行业专业度够了吗？

7. 一个询盘究竟多久回复较合适

8. 如何写邮件标题

因此，以下为整理的询盘回复十项自检表：

1、随时查看询盘，如不在，设置自动回复。 

2、收到询盘后首先通过各种渠道挖掘买家信息、需求。

3、解析买家询盘信息，包括价格、MOQ、寄样等问题。

4、24小时内有效回复，并且表达诚意。

5、简单明了概括公司优势、产品优势。 

6、首次联系尽可能不带附件或附件过大，修改系统自带的标题。 

7、能够根据买家信息进行差异化报价。

8、有专业的多种报价单版式，有精美的产品图片、链接。

9、将买家相关信息录入档案进行分类管理、定期问候、沟通。 

10、多种方式沟通，比如电话、传真、Email、Skype、Facebook等，回复后定期跟进，保持合适的频率。

关于邮件回复，小编帮大家整理了一些实用技巧：

1、在回复询盘的时候，注意邮件的标题。在邮件的标题中最好只有客户求购的产品名称，这样，客户打开你邮件的可能性会更高些。

2、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒暄实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的，我们建议你，一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余。

3、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好，事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的；那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！

4、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户会理你吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有哪个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户（如日本、印度、韩国）可能会耐心回你，但对大多数欧美客商（如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮件的。

5、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合。价太低，客户知道你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以，切勿乱报价，应了解清楚、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要。

6、第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截。

7、如你不能报出有一定竞争力的价格，请最好不要联系客户，既然报不了价自然就成不了，不仅客户很可能不会理你，你又何必浪费你及外商宝贵的工作时间呢？对外贸公司来说，何不在货源上多下点功夫，效果一定好很多。

最后，来自不同国家的买家，他的关注点是不一样的。比如：欧美买家注重产品的质量、认证，所以在报价时，把产品的质量信息、认证信息放在首位，重点突出你的质量优于别人；中东、非洲买家注重价格低廉，对于质量无所谓，只要便宜的就行，回复时就给他报最便宜的产品，价格放在最前面。

在介绍自家优势时，可以体现在以下几点：

l  发货期快

l  价格有绝对的优势

l  有多年生产或外贸经验

l  有参加买家当地的展会，或业内知名展会

l  有自己的研发团队

l  有跟知名品牌或企业合作

l  有证书，品质有保证

l  提供OEM,个性化定制服务

以上为外贸牛小编总结的参照方法，希望外贸企业可以通过实践，掌握适合自己的一套流程。